Deze privacyverklaring is van toepassing op de website(s), diensten en (pre-)contractuele interacties van ACESecure B.V. (handelend onder de naam FreedomCloud), een cybersecurity-adviesbureau met focus op Identity & Access Management (IAM) en op onze dienst FreedomCloud (digitale werkplek voor MKB) en overige (tussenpersoon)softwareleveringen.
ACESecure B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld — bijvoorbeeld wanneer wij als verwerker optreden in opdracht van onze klant.
ACESecure B.V. is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld — bijvoorbeeld wanneer wij als verwerker optreden in opdracht van onze klant.
Inhoudsopgave
1
Welke persoonsgegevens wij verwerken
Onderstaande tabellen geven per dienst/activiteit inzicht in de kernverwerkingen.
1.1 Websitebezoek, cookies en vergelijkbare technologieën
De sessiecookie bevat geen persoonsgegevens en vervalt na het sluiten van de browser. Een cookiebanner is niet vereist.
| Activiteit | Gegevens | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn | Ontvangers |
|---|---|---|---|---|---|
| Websitebezoek logs & beveiliging |
IP-adres, device/browser, datum/tijd, bezochte pagina's, cookie-ID (functioneel) | Site laten functioneren, beveiliging, foutdiagnose, prestatiebewaking | Gerechtvaardigd belang | 90 dagen; max. 12 mnd bij incidentonderzoek | Bunny.net (CDN/hosting) |
| Contactformulier / e-mail | Naam, e-mail, telefoon (optioneel), inhoud bericht | Beantwoorden verzoek, relatiebeheer | Uitvoering overeenkomst of precontractuele stappen | 24 maanden na afhandeling | Soverin (e-mailhosting) |
1.2 Advies en tussenpersoon-software
| Activiteit | Gegevens | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn | Ontvangers |
|---|---|---|---|---|---|
| Licentie-bemiddeling en levering software van derden | Organisatienaam, contactpersoon (naam, zakelijke e-mail/telefoon), facturatie/KvK, contract- & orderdata | Levering en implementatie van softwarepakketten als tussenpersoon; klantenadministratie | Uitvoering overeenkomst | 7 jaar (fiscale bewaarplicht) voor factuurdata; contractdata: contractduur + 2 jaar | Softwareleverancier(s) als zelfstandige verantwoordelijke of verwerker |
| Configuratie/implementatie bij klant | Technische contactgegevens, gebruikerslijsten (indien nodig), rollen | Uitvoering, overdracht en nazorg | Uitvoering overeenkomst; gerechtvaardigd belang (kwaliteitsborging) | Projectduur + 2 jaar (werkdocumentatie) | Hosting-/supportpartijen (zie §4) |
1.3 FreedomCloud (digitale werkplek)
| Activiteit | Gegevens | Doel | Rechtsgrond | Bewaartermijn | Ontvangers |
|---|---|---|---|---|---|
| Onboarding medewerkers van afnemer | Volledige naam, personeelsnummer, zakelijk e-mail/telefoon, datum in-/uitdienst, functie, team/afdeling | Aanmaken accounts, autorisaties, inrichting IAM | Uitvoering overeenkomst met afnemer (wij als verwerker) | Contractduur + max. 90 dagen voor overdracht/exit; accounts uitdienst: deprovisioning volgens klantinstructie | Eigen server in colocatiefaciliteit NorthC Eindhoven |
| Authenticatie en toegang | IP-adressen (gelogd), login-events, roltoewijzingen | Beveiliging, audittrail, ransomwaredetectie, IAM-beheer | Gerechtvaardigd belang (beveiliging) en wettelijke plichten omtrent beveiliging | Security logs: 90 dagen (standaard), max. 12 mnd bij incidentonderzoek | Eigen server in colocatiefaciliteit NorthC Eindhoven |
| Samenwerkingsfunctionaliteit | Bestandsbeheer, documenten, agenda, e-mail, (video)chat | Leveren van digitale werkplekfunctionaliteit | Uitvoering overeenkomst (wij als verwerker) | Volgens klantinstructie; back-ups: rolling schema (30–60 dagen) | Eigen server NorthC Eindhoven; versleutelde back-ups bij Hetzner, Duitsland (zie §4) |
2
Beveiliging
Wij hanteren passende technische en organisatorische maatregelen:
Netwerksegmentatie
Encryptie in-transit en at-rest
Role-based access control (RBAC)
Security logging & monitoring
Ransomware-detectie
Back-ups
MFA (Multi-factor Authenticatie)
Onze benadering sluit aan bij de kaders van ISO/IEC 27001 en ISO/IEC 27701. Wij zijn actief bezig met de opbouw van een eigen ISMS ter voorbereiding op certificering.
3
Locatie van verwerking en internationale doorgiften
- Hoofdlocatie data-opslag: eigen server in colocatiefaciliteit NorthC Eindhoven (locatie 1 of 2).
- Back-ups: in specifieke gevallen en na voorafgaande afstemming met de klant worden versleutelde back-ups opgeslagen bij Hetzner (Duitsland). De back-ups zijn versleuteld; de encryptiesleutel berust uitsluitend bij ACESecure B.V. en is niet toegankelijk voor Hetzner.
Geen doorgifte buiten de EER. Alle verwerkingen vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken geen gebruik van diensten of infrastructuur buiten de EER. Doorgifte van persoonsgegevens naar derde landen is niet van toepassing.
4
Ontvangers (derden) en verwerkers
Wij delen gegevens niet voor onafhankelijke marketingdoeleinden van derden. Delen gebeurt uitsluitend wanneer nodig voor onze diensten, onder verwerkersovereenkomsten en instructies:
- NorthC Eindhoven — colocatiefaciliteit waar onze eigen server is ondergebracht. NorthC heeft geen toegang tot data; de server is volledig versleuteld en uitsluitend toegankelijk voor ACESecure B.V.
- Soverin (The Sharing Group B.V.) — e-mailhosting voor onze zakelijke communicatie en e-mail van FreedomCloud-klanten.
- Bunny.net — CDN en websitehosting; verwerkt toegangslogs (IP-adres, bezochte pagina's); bewaartermijn 90 dagen.
- Hetzner Online GmbH — opslag versleutelde back-ups. Encryptiesleutel berust bij ACESecure B.V., niet toegankelijk voor Hetzner.
- Eventuele softwareleveranciers waarbij wij als tussenpersoon optreden — de rol van die leverancier (verantwoordelijke of verwerker) wordt contractueel vastgelegd en vooraf aan de klant gecommuniceerd.
5
Bewaartermijnen
Contract & factuur
7 jaar
Fiscale bewaarplicht
Security-/toegangslogs
90 dagen
Max. 12 mnd bij incidentonderzoek
FreedomCloud gebruikers
Contractduur + 90 dagen
Na exit/overdracht
Contact-/supportverzoeken
24 maanden
Na afhandeling; tenzij wet langer vereist
Back-ups
30–60 dagen
Rolling schema, afhankelijk van component
6
Privacyrechten
Als uw persoonsgegevens worden verwerkt, heeft u de volgende rechten:
Inzage
Rectificatie
Wissing
Beperking
Bezwaar
Overdraagbaarheid
Geen geautomatiseerde besluitvorming
Een verzoek of privacyvraag kunt u indienen via:
E-mail
privacy@freedomcloud.nl
Postadres
Achtseweg Zuid 221, 5651 GW Eindhoven
Telefoon
040 209 4564
KvK-nummer
85172618
Treden wij op als verwerker, dan verwijzen wij uw verzoek door naar de verwerkingsverantwoordelijke (onze klant).
7
Onze rol: verwerkingsverantwoordelijke vs. verwerker
- Verantwoordelijke: eigen website, marketingcommunicatie, licentiebemiddelingsovereenkomsten met directe klantcontacten.
- Verwerker: FreedomCloud en bepaalde implementatiediensten. Wij handelen uitsluitend op schriftelijke instructie van de klant en sluiten verwerkersovereenkomsten af in lijn met AVG-kaders.
8
Wijzigingen aan deze privacyverklaring
Wij kunnen deze verklaring aanpassen. Bovenaan staat altijd de laatste wijzigingsdatum. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u op gepaste wijze — via de website of per e-mail indien van toepassing.
9
Klachten
Heeft u een klacht over de wijze waarop wij met uw persoonsgegevens omgaan? Wij verzoeken u deze eerst bij ons in te dienen, zodat wij de mogelijkheid hebben deze te behandelen. U kunt contact opnemen via de gegevens in §6.
Bent u niet tevreden met onze reactie? Dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
10
Subverwerkerslijst
Onderstaande partijen verwerken persoonsgegevens in onze opdracht. Met alle subverwerkers is een verwerkersovereenkomst (DPA) afgesloten.
| Naam subverwerker | Dienst | Locatie |
|---|---|---|
| Soverin The Sharing Group B.V. |
E-mailhosting — zakelijke communicatie ACESecure B.V. / FreedomCloud en e-mail FreedomCloud-klanten | Amsterdam, Nederland 🇪🇺 EU |
| Bunny.net BunnyWay d.o.o. |
CDN en websitehosting; verwerkt toegangslogs (IP-adres, bezochte pagina's); bewaartermijn 90 dagen | Ljubljana, Slovenië 🇪🇺 EU |
| Hetzner Online GmbH | Opslag versleutelde back-ups FreedomCloud; encryptiesleutel berust bij ACESecure B.V., niet toegankelijk voor Hetzner | Gunzenhausen, Duitsland 🇪🇺 EU |